Prettig en effectief digitale gesprekken voeren
Op de werkvloer effectieve gesprekken voeren is vaak al een hele uitdaging. Online communiceren is voor velen nog lastiger. Want wat zijn de ‘ongeschreven’ regels in zo’n online gesprek? Hoe zorg je dat je een prettig contact opbouwt en onderhoudt met je gesprekspartners en ook nog doeltreffend bent in je gesprek?
Online communiceren; zo doe je dat verbindend en doeltreffend; 7 tips
#1. Maak online gedragsregels met elkaar
Hebben jullie afspraken gemaakt over hoe jullie online communiceren met elkaar?
We hebben allemaal geleerd dat we elkaar netjes moeten laten uitpraten en dat we naar elkaar moeten luisteren. Dat we beleefd tegen elkaar moeten zijn. Tegelijkertijd zul je me ongetwijfeld legio voorbeelden kunnen geven van live vergaderingen, waarin collega’s door elkaar heen spraken, niemand naar elkaar luisterde en het een grote chaos was.
Online communiceren; afspraken over online gedragsregels
Stel dat dat in een online vergadering gebeurt. De chaos zou nog groter zijn. Niet iedereen heeft evenveel ervaring met online communiceren, samenwerken en vergaderen. Maak daarom afspraken over gedragsregels voor een soepele communicatie.
Denk bijvoorbeeld aan:
- De voorzitter zorgt ervoor dat mensen om de beurt het woord krijgen
- Je laat elkaar uitspreken
- We blijven beleefd / respectvol naar elkaar (want dat doe je ook in real live, toch? )
- Je kunt afspreken dat als je het woord wilt, je de voorzitter een seintje geeft (bijvoorbeeld via de chat, het ‘handje’, een emoticon of door je hand op te steken)
- Iedereen zet zijn geluid uit, tenzij je aan het woord bent (voorkomt achtergrondgeluiden)
- Je maakt afspraken over camera aan of uit
- Je spreekt met zijn allen uit dat het vast nog een keer mis kan gaan en dat dat oké is. Samen kun je dan weer afspreken hoe je dit wilt oplossen.
#2. Bereid je goed voor
Een goede voorbereiding is belangrijk voor elk gesprek. Om online een verbindend en doeltreffend gesprek te voeren is het cruciaal. Niets is zo vervelend als de techniek het laat afweten, als je te hard of te zacht praat of als je niet helemaal uit je woorden komt.
Onder een goede voorbereiding kun je bijvoorbeeld verstaan:
- Heb je de techniek op orde? Stel een digitale achtergrond in als je in slaapkamer zit te werken en zet alvast je presentatie klaar als je deze wilt delen
- Weet je hoe het programma voor online communiceren werkt?
- Wat is het onderwerp van gesprek en wat wil je bereiken?
- Hoe denk je over het onderwerp? Wat zijn jouw ideeën?
- Wat wil je van de ander weten?
- Hoe ga je je opstellen naar de ander toe, zodat de ander naar je blijft luisteren?
#3. Online lichaamstaal en tone of voice; Rustig en ontspannen
Online communiceren vraagt om een andere lichaamstaal en een andere manier van praten.
Als je veel en onrustig beweegt, kunnen mensen je door een beeldscherm heen niet meer volgen. Ook snelpraters zijn hun publiek vlug kwijt. Ze horen niet meer wat je zegt.
Online communiceren; schrap snel en onrustig en ga voor rustig
Je hoeft je niet star op te stellen. Je kunt gewoon bewegen, maar doe het rustig. Blijf contact houden met je gesprekspartners door kalm in de camera te kijken (zonder te staren, dat doe je ook niet in een live gesprek). Praat bovendien in een rustig tempo en spreek je woorden duidelijk uit, zodat mensen je kunnen volgen. Dat voelt voor jezelf misschien als heeeeeeeel traaaag, maar niet voor je publiek. Rust is hier het toverwoord.
#4. Helder en duidelijk online communiceren
Heb je ook wel eens meegemaakt dat een collega een uitgebreid verhaal vol details en feitjes vertelde in een online vergadering? En lukte het om je aandacht vast te houden bij zijn verhaal? Vast niet.
Wil je voorkomen dat mensen bij jouw verhaal afhaken? Vertel je verhaal kort en duidelijk. Overlaad je toehoorders niet met jouw enthousiasme en deskundigheid over het onderwerp of je behoefte aan gedetailleerdheid. Blijf bij de belangrijkste punten die je verhaal ondersteunen. Willen je toehoorders meer weten? Geef ze de ruimte om vragen te stellen.
#5. “Waar ben je mee bezig?”
“Luister je nog wel?” hoorde ik iemand geïrriteerd aan een collega vragen in een online bijeenkomst die ik faciliteerde. De collega die de vraag stelde, zag haar collega met zijn ogen bewegen, hoorde hem tikken en vulde voor hem in dat hij niet geïnteresseerd was in haar probleem. Die collega bleek een PowerPointpresentatie aan het opzoeken te zijn met informatie die nuttig voor haar kon zijn.
Ook online; stel een vraag om te verhelderen
We hebben de neiging gedrag in te vullen, zeker door een beeldscherm heen, omdat we de ander niet helemaal zien en ook zijn omgeving niet. Vertel daarom wat je doet. “Ik ga nu een scherm delen.” Gebruik je meerdere schermen, waardoor je af en toe niet in de camera kan kijken, leg het uit.
#6. Voorkomen van miscommunicatie
Online ontstaat miscommunicatie gemakkelijker. Er valt een zin weg omdat de verbinding even wegviel, je gesprekspartner en jij begonnen tegelijkertijd te praten of je was afgeleid.
Luisteren en begrijpen
Je kunt dit zoveel als mogelijk voorkomen door goed te luisteren, zodat je de ander begrijpt. Dat is niet anders dan in live gesprekken, maar online kost dit wel meer inspanning. Weet je niet zeker wat de ander bedoelt? Stel een korte en neutrale vraag.
#7. Geef je brein af en toe een pauze
Online communiceren is (nog) vermoeiender dan elkaar ontmoeten in een vergaderzaal. Het kost meer energie en je bent sneller afgeleid. Probeer daarom de online vergaderingen kort te houden en neem na elk overleg een kleine pauze. Je brein is je dankbaar.
Tot slot over online communiceren
Online communiceren heeft zo zijn voordelen. Je hebt geen reistijd en als je op een andere locatie bent dan je gesprekspartner kun je elkaar toch zien. Tegelijkertijd vraagt het andere vaardigheden van je. Ik hoop dat bovenstaande tips je helpen je online communicatie gemakkelijker en meer ontspannen te maken en natuurlijk net zo prettig en effectief.
Veel succes!
Vind je online communiceren ook lastig? Of vind je het een interessant onderwerp voor een webinar voor jou en je collega’s?
Neem contact met me op voor meer informatie.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
