Leidinggeven op afstand; een andere invulling van je leiderschapsrol
Het laatste halfjaar is leidinggeven op afstand nog actueler geworden. Sommige leidinggevenden weten niet beter en geven al jaren leiding aan teamleden die op andere locaties werken of vanuit huis. Voor de meeste leidinggevenden echter werd leidinggeven op afstand ineens een nieuwe realiteit. Van hen werd er van de één op andere dag een nieuwe invulling van hun leiderschapsrol verwacht.
Leidinggeven op afstand; andere invulling van je leiderschapsrol
Je kunt ineens niet meer even bij een teamlid langs gaan om te vragen hoe het gaat of om iets te bespreken. Ook de medewerker zelf kan niet even bij jou binnenlopen voor een vraag. En ook het wekelijks werkoverleg waarbij je allemaal in dezelfde ruimte zit, is er niet meer.
Onderlinge verbondenheid en gevoel van overzicht en controle
Wat ik regelmatig hoor van leidinggevenden en ook van teamleden is dat ze vooral de onderlinge verbondenheid in het team missen en het gevoel van overzicht en controle.
Want hoe hou je dan wel contact met je teamleden? Verlies je hun welzijn niet uit het oog? Hoe hou je in de gaten dat alle teamleden aan hun doelstellingen werken? Hoe blijf je de onderlinge verbondenheid in het team stimuleren die zo hard nodig is om goed te kunnen samenwerken aan dezelfde resultaten?
Mens – en doelgericht leidinggeven op afstand; meer moeite doen
Gelukkig is leidinggeven op afstand prima te organiseren. Je moet er alleen meer moeite voor doen. Daarom 5 praktische tips voor het impactvol leidinggeven op afstand.
#1. Bewust blijven communiceren
Even iets informeel bespreken met elkaar gaat niet vanzelf als je elkaar niet dagelijks ziet. Organiseer daarom dagelijks of wekelijks contact om de onderlinge werkrelaties en betrokkenheid in het team te blijven stimuleren.
Via WhatsApp of telefoon is contact zo gelegd voor korte vragen. Voor nog beter contact zijn virtuele verbindingen als Zoom, Teams of Skype heel geschikt.
Organiseer contactmomenten
Een dagstart is een goed middel om even bij te praten over persoonlijke zaken zoals het weekend of om een praatje te maken over het weer. Het geeft iedereen de gelegenheid om de werkdag te beginnen zoals op kantoor wordt gedaan, namelijk met small talk bij het koffieapparaat. Bovendien krijg je dagelijks de kans om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Wie doet wat vandaag en in welke teamsamenstelling?
Een online weekvergadering is geschikt voor de langer termijn doelen. En regelmatig één op één contact, een moment voor jou als leidinggevende om te checken of het goed gaat met de teamleden en hun werk. En wat denk je van een virtueel café voor de vrijmibo of een online koffiemomentje om even bij te kletsen over zaken die niets met werk te maken hebben?
#2. Heldere en duidelijke afspraken
Bij online communiceren is de kans op miscommunicatie groter. Voor een goede online samenwerking met je team is het daarom cruciaal om heldere en duidelijke afspraken te maken over gewenste resultaten. Overleg met je team over deadlines, de haalbaarheid, over de prioritering en de kwaliteit van het werk. En over onderlinge bereikbaarheid, wanneer jullie contact met elkaar hebben, hoe jullie informatie met elkaar delen, etc. Hoe duidelijker de gemaakte afspraken, hoe kleiner de kans op misverstanden.
Impactvol leidinggeven op afstand betekent ook duidelijk afspraken maken
#3. Vertrouw!
Leidinggeven op afstand begint met het geven van vertrouwen.
Afgelopen periode is er veel onderzoek geweest naar de productiviteit van werknemers als ze thuiswerken. En niet verrassend bleek dat mensen die thuiswerken vaak productiever zijn dan op kantoor. Ze voelen zich nog steeds betrokken bij hun werk, worden niet ‘gestoord’ door collega’s, hebben geen reistijd en willen graag hun werk afhebben.
Geef daarom je teamleden je vertrouwen. Vertrouwen dat ze hun eigen tijd prima kunnen indelen, hun werk kunnen structureren en (samen) hard werken aan de doelstellingen.
Dat wil niet zeggen dat je ze helemaal moet loslaten. Af en toe contact met hen opnemen om te checken of het goed gaat met hun werk, geeft jou niet alleen de kans om bij te sturen, maar ook om een compliment te geven.
Merk je dat ze het lastig vinden om thuis te werken, hun tijd in te delen of hun werk te structuren, dan kun je ze daarbij helpen (of een coach inschakelen die ze graag één op één begeleidt of een webinar geeft om hen hiermee te helpen ? )
En zorg ervoor dat jezelf te vertrouwen bent en je je medewerkers een gevoel van veiligheid geeft. Hou je aan je afspraken, wees toegankelijk zodat je medewerkers jou benaderen als ze ergens tegenaan lopen. Gebruik je invloed en je deskundigheid in het team en daarbuiten om hen te helpen met het behalen van hun resultaten. Geef ze de ruimte om te wennen aan thuiswerken en leiding te ontvangen op afstand. Ook voor hen is dit een nieuwe ervaring.
Mens- en doelgericht leidinggeven op afstand; het welzijn van je teamleden is belangrijk
#4 Hoe gaat het met je medewerkers?
Hoe is het met het welzijn van je teamleden? Ieder teamlid is anders. De één voelt zich eenzaam en mist collega’s, een ander maakt zich zorgen om ouders of heeft kleine kinderen die aandacht willen. En weer iemand anders gaat maar door met werken en zorgt niet goed voor zichzelf of loopt tegen obstakels in het werk aan en weet niet hoe hieruit te komen.
Mens- en doelgericht leidinggeven op afstand; het welzijn van je teamleden is belangrijk
Daarnaast heb je collega’s die direct hun ritme gevonden hebben, het heerlijk vinden om in alle rust te kunnen werken en niet schromen om af en toe een wandeling te maken of een wasje in de wasautomaat te stoppen. Laat hen hun tips in een werkoverleg delen.
Neem regelmatig even contact met ze op en vraag hoe het gaat. Wat goed gaat en waar ze tegenaan lopen. Soms kun je praktische oplossingen bieden die jou geen moeite kosten, maar veel betekenen voor één van je teamleden zoals het regelen van een goed beeldscherm. Een ander teamlid wil van jou horen dat flexibel met werkuren omgaan, afgestemd op persoonlijke voorkeuren, prima is. Alleen al door het luisteren naar hun verhaal geeft je teamleden een gevoel dat je ze serieus neemt.
#5. Motiveer en stel je kwetsbaar op
Je medewerkers motiveren is voor jou als leidinggevende een belangrijk onderdeel van je werk. Hoe doe je dat op afstand?
Oprechte persoonlijke aandacht geven kan ook online en bij voorkeur met beeld. Je kunt zien en horen hoe het met je medewerker gaat en op een prettiger manier contact maken dan alleen via de telefoon of WhatsApp.
Impactvol leidinggeven op afstand; vertrouwen en motivatie
Geef ze het vertrouwen dat ze zich kwetsbaar op kunnen stellen, zonder dat er gelijk een oordeel is. Het is belangrijk dat je team zich veilig genoeg voelt om te vertellen wat goed gaat en waar ze tegenaan lopen. En stel jezelf kwetsbaar op. Als leidinggeven op afstand voor jou een nieuwe ervaring is, vertel dat je zelf ook aan het zoeken bent naar nieuwe manier om je werk goed te doen. En spreek vervolgens vertrouwen uit dat jij en het team hier samen uit komen.
Betrek je medewerkers nog meer bij de besluitvorming. Informeer ze goed en laat ze meedenken. Je verhoogt hiermee de onderlinge betrokkenheid en laat zien dat je hen waardeert. Bovendien draagt dit bij aan het onderlinge contact in het team en aan de gemeenschappelijke resultaten.
# Bonustip!
Zorg niet alleen voor je teamleden, zorg ook goed voor jezelf!
Leidinggeven op afstand kent nog al wat uitdagingen. Het is dan gemakkelijk om je volledig te richten op je werk en te vergeten dat het belangrijk is goed voor jezelf te zorgen.
Practice what you preach!
Wat geldt voor je team, geldt ook voor jou. Wil je je werk volhouden en er plezier in beleven, zorg goed voor jezelf. Beweeg (ook tijdens het werk), sla lunches niet over en laat je werk na werktijd los.
Je voelt je beter en wordt een prettigere en effectievere leidinggevende.
Veel succes!
Inspiratie
Ben je geïnspireerd geraakt door deze column en kun je meer inspirerende inzichten en praktische handvatten gebruiken? Denk eens aan coaching voor jezelf, een teamontwikkelingstraject voor je team of een webinar voor je team over bijvoorbeeld ‘Samenwerken op afstand’.
Je bent van harte uitgenodigd om contact met me op te nemen voor een vrijblijvend intakegesprek.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
