Tactvol communiceren; duidelijk je mening geven op een manier die past bij de situatie en je gesprekspartner
Mensen die bot of aanvallend communiceren, te kort door de bocht of te kritisch overkomen, roepen veel weerstand op bij hun gesprekspartners. Ze vinden zelf dat ze gewoon eerlijk zijn en dat ze gewoon mogen zeggen dat ze het ergens niet mee eens zijn, maar vaak leidt dat tot veel weerstand en soms zelfs tot conflicten. Meer tactvol communiceren kan helpen hetzelfde te zeggen zonder dat je mensen tegen je in het harnas jaagt.
Het vermogen tot tactvol communiceren
Tact; The art of making a point without making an enemy.
~Isaac Newton~
Het vermogen om tactvol te kunnen communiceren is in vele situaties in je werk en je leven nodig, zodat, ondanks dat je het niet met elkaar eens bent, je gesprekspartner open blijft staan voor jouw mening en ideeën. Jullie onderlinge relatie blijft goed en je vergroot je invloed.
Iemand met tact kan situaties en mensen goed inschatten en kan zijn mening, ideeën en wensen verwoorden zonder dat dat tot irritaties of conflicten leidt.
Hoe kun je tactvol communiceren? 14 praktische tips.
Tip 1. Choose your battle wisely
Ben je iemand die overal een mening over hebt? Voorkom dat je de reputatie van een zeur krijgt of iemand die altijd maar overal kritiek op heeft.
Je hoeft niet overal een mening over te hebben. Maak een keuze tussen de onderwerpen die voor jou en jouw werk minder belangrijk zijn en de onderwerpen waarbij de belangen zo hoog zijn dat je je invloed wilt vergroten.
Tip 2. Met tact communiceren; denk goed na over wat je zegt en niet zegt
Niet alles hoeft benoemd te worden. Wees niet te eerlijk door alles maar te zeggen over mensen en situaties wat in je opkomt. Het is jouw waarheid, misschien niet die van een ander. Tactvol communiceren betekent dat je probeert te voorkomen dat je mensen kwetst of in verlegenheid brengt.
Tip 3. Besteed aandacht aan de onderlinge relatie
Begin het gesprek niet gelijk met het gespreksonderwerp. Maak eerst oogcontact en wees beleefd. Bied wat te drinken aan en begin met oprecht geïnteresseerde small talk (“Heb je het kunnen vinden?” of “Hoe was je vakantie?”). Geef oprechte aandacht (“Fijn dat je er bent.” of “Goed dat we het er nu over hebben.”)
Tip 4. Pretendeer niet dat je de waarheid in pacht hebt
Meestal gaat het in een gesprek over het geven van een mening. Wees niet te stellig en voorkom dat je de indruk wekt dat jouw mening de ultieme waarheid is. Accepteer dat iemand anders een andere mening mag hebben.
Tip 5. Gebruik je inlevingsvermogen en lees tussen de regels door in een gesprek
Emoties in een gesprek zijn altijd in meer of mindere mate aanwezig, maar worden zelden uitgesproken. Probeer je in te leven in je gesprekspartner en hierop passend te reageren voor de situatie en de persoon.
Tip 6. Besteed aandacht aan de verpakking van je boodschap
Niet alleen wat je zegt is belangrijk. Vooral hoe je het zegt, zorgt ervoor of mensen bereid zijn om naar je te luisteren.
Besteed daarom ook aandacht aan het soort woorden dat je gebruikt, aan je non-verbale houding en straal oprechte interesse uit voor je gesprekspartner en voor zijn mening.
Tip 7. Tactvol communiceren; blijf kalm en op conversatietoon praten
Voorkom dat eventuele negatieve emoties doorklinken in je communicatie, ook al irriteer je je, ben je boos of word je ongeduldig. Blijf rustig, beheerst en op conversatietoon communiceren.
Tip 8. Communiceer respectvol
Praat vanuit jezelf. Begin je met ‘jij’, dan kan dat beschuldigend of confronterend overkomen, waardoor de ander in de weerstand schiet (zich gaat verdedigen of blokkeert). Je verbreekt het contact en de ander zal minder bereid zijn naar jouw kant van het verhaal te luisteren.
Tip 9. Vertrouwen en discretie
Zorg ervoor dat mensen er op kunnen vertrouwen dat je vertrouwelijke informatie voor je houdt, zeker als het om persoonlijke informatie gaat.
Tip 10. Luister oprecht en laat merken dat je begrijpt wat de ander bedoelt
Luister goed naar de ander en stel je open voor een andere mening. Wie weet word je verrast door goede ideeën.
Toon aan dat je goed geluisterd hebt en de argumenten van de ander begrijpt door een korte samenvatting te geven. (“Als ik het goed begrijp, bedoel je…” of “Klopt het dat je bedoelt dat…….. “) .
Tip 11. Tactvol communiceren; stel open en neutrale vragen in plaats van tegengas te geven
In plaats van: “Dat kunnen we niet doen” of “We kunnen veel beter….” kun je beter open en neutrale vragen stellen. (“Hoe kunnen we dan omgaan met…..” of “In hoeverre heb je argument X meegenomen in je afweging?”). Dat levert minder weerstand op, de ander gaat nadenken over jouw vragen en kan zonder gemakkelijker gezichtsverlies zeggen dat hij daarover nog niet nagedacht heeft. Voorkom dat mensen zich veroordeeld voelen.
Tip 12. Richt je op de overeenkomsten
Als je je mening onder woorden wilt brengen, begin dan met benoemen van de overeenkomsten tussen jullie meningen in plaats van direct de ander met jouw argumenten te overdonderen. (“Ik ben het met je eens dat….” of “Ik vind ook dat…”)
Tip 13. Wees niet bang voor confrontaties
Soms zet je gesprekspartner vanuit zijn emoties de aanval in of krijg je te maken met een confronterende opmerking.
Gemakkelijker de confrontatie aangaan
Voorkom dat je in de tegenaanval gaat en de ander verwijten gaat maken.
Blijf diplomatiek en tactvol communiceren en vanuit jezelf. Benoem desnoods wat het met je doet (“Hier schrik ik. Ik weet even niet wat ik moet zeggen.”) en vervolgens richt je je op de inhoud van het gesprek.
Tip 14. Geef je mening vanuit jezelf, ook als deze niet aansluit bij de mening van een ander
Durf je mening onder woorden te brengen. Doe dit vanuit ‘ik’.
“Ik vind echter…..” . “Ik wil graag uitleggen hoe ik erover denk.”
Tactvol communiceren; bewust aandacht geven aan je communicatie
Bovenstaande 14 praktische tips helpen je met tactvol communiceren zowel in je werk als in je privéleven.
Veel succes.
Wil jij of je team begeleiding in diplomatiek en tactvol communiceren? Ik nodig je van harte uit om contact met me op te nemen.
Was deze column interessant voor je?
Meld je dan ook aan en ontvang regelmatig gratis praktische tips en inspiratie over persoonlijke ontwikkeling en professionele groei naar meer plezier, zelfvertrouwen en succes in het werk.
Al meer dan 4.500 lezers gingen je voor!
Je ontvangt geen 'spam'. Je kunt je op ieder moment afmelden en je e-mailadres wordt niet aan derden gegeven.
